Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record – recordnya :
- Non Essential
- Helpful
- Surat Undangan
- Dokumen periodic
- Surat keterangan ijin sakit
- Surat dinas cabang perusahaan.
- Important
- Dokumen penjualan
- Laporan keuangan
- Wesel tagih, dll
- Vital
- Surat akte pendirian perusahaan
- Surat perjanjian kontrak
- Surat asuransi
- Surat hak milik perusahaan, dll.
Share mengenai Record Reterntion Schedule
Sedikit share mengenai adanya record retention schedule ini dalam kehidupan yang saya jalankan setiap hari. Sebelum ke intinya, saya ingin cerita dulu mengenai kerjaan saya setiap hari. Saya kerja sebagai programmer dan DBA dalam suatu software house swasta di Jakarta Barat. Product yang kami buat adalah ‘core’ khusus untuk perusahaan multifinance. Dikatakan ‘core’ karena memang aplikasi yang kami buat digunakan untuk sehari – hari oleh perusahaan multifinance, mulai managing customer baru sampai schedule kredit, sampai customer tersebut selesai (dengan baik atau bahkan selesai dengan buruk artinya kendaraan di Repo karena tak bisa membayar cicilan sesuai schedule).
Aplikasi yang saya buat terdiri dari 10 module sesuai dengan department masing – masing, diantara 10 module tersebut ada 1 module dengan nama Asset document Maintenance yang isinya adalah maintenance record – record seperti yang sudah dijelaskan diatas. Mengapa sampai di buat 1 module khusus untuk maintenance record ? karena sebegitu pentingnya record yang dimaintenance. Dalam module itu tertera status dari masing – masing document, jadi sampai kapanpun record tersebut harus diketahui keberadaanya, kemudian history – history bagi record yang sudah release (sudah diserahkan pada customer) juga masih tersimpan rapih di dalam database. Jadi kalau saya menanggapi mengapa sampai ada module RECORD RETENTION SCHEDULE ini adalah menyadarkan semua orang bahwa record – record yang dianggap penting harus di maintenance, jadi sampai record tersebut sudah selesai fungsinya kita bisa pastikan statusnya dan bisa memusnahkan secara tegas (tidak ragu-ragu apakah masih berfungsi atau tidak record ini).
sumber: http://coursemean.wordpress.com/2011/11/23/record-retention-schedule/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar